Tecnología para los negocios - Herramientas TIC que mejorarán la colaboración y la eficiencia de tus empleados

Herramientas TIC que mejorarán la colaboración y la eficiencia de tus empleados

Uno de los valores más importantes de cualquier empresa es su capital humano y los profesionales que la componen. Fomentando el uso de tecnologías de la información y herramientas colaborativas multiplicaremos su eficiencia y las de los procesos de toda la compañía.

Las innovaciones que implantamos en nuestros sistemas informáticos, nuestros productos o servicios deben mejorar nuestros procesos, productividad, eficiencia y en definitiva todo el negocio. Pero a veces centramos toda nuestra inversión u optimización tecnológica en el producto final, y hay muchos factores que intervienen en un buen producto que se encuentran por el camino.

Entre ellos, lógicamente, están los profesionales, los empleados que desarrollan sus diferentes roles y especializaciones para el buen funcionamiento de las diferentes áreas de la empresa. Pero, ¿podemos mejorar la productividad de nuestros empleados aplicando las tecnologías de la información adecuadas? La respuesta es un sí rotundo.

Los mecanismos de trabajo y comunicación de los empleados se pueden optimizar para que sean más rápidos, cómodos, prácticos, útiles, de mayor calidad y más productivos. Actualmente, contamos con todo tipo de soluciones tecnológicas, aplicaciones, software, herramientas, dispositivos, etc. que mejoran el día a día de los empleados y las dinámicas de trabajo, por lo que no podemos dejarlos de lado en nuestra estrategia de digitalización.

¿Está la tecnología realmente mejorando mi productividad?

Las tecnologías de la información aplicadas al mundo empresarial deben suponer una mejora en la productividad de la compañía, ya sea de forma directa (reduciendo el tiempo de producción, ahorrando costes, simplificando procesos…) o indirecta (motivando a los empleados, mejorando la seguridad, reduciendo emisiones… ).

Sin embargo en muchas ocasiones, nos encontramos con que la implantación de nuevas soluciones tecnológicas supone todo lo contrario, ya sea por la complejidad de la misma, por falta de formación, o por no ser la herramienta correcta para el problema propuesto.

Es imprescindible analizar previamente qué necesidades y en qué áreas queremos mejorar y mediante qué soluciones tecnológicas podemos conseguir dicho objetivo sin que al final la tecnología sea un nuevo problema en lugar de una solución.

¿Cómo han mejorado las tecnologías de la información la productividad de las empresas?

Los rápidos avances tecnológicos de las últimas décadas han redefiniendo completamente el espacio de trabajo en las empresas de todos los sectores. En particular hay cuatro campos que han mejorado considerablemente con la tecnología y que afectan directamente a la productividad de nuestros empleados.

Mejora en la eficiencia de los procesos

Uno de los factores clave en los que la tecnología puede afectar la productividad es mediante la simplificación de procesos, automatizando las tareas repetitivas o haciendo más rápida la comunicación por ejemplo, permitiendo a los empleados centrarse en tareas más importantes.

Más colaboración y comunicación

El nivel de hiperconexión de que se ha conseguido en la actualidad, permite una más rápida y eficiente comunicación dentro de la empresa, mejorando exponencialmente la capacidad de colaboración interna.

Actualmente es posible que dentro de una empresa con un gran número de empleados, todos ellos estén conectados entre sí, independientemente de la jerarquía interna y puedan colaborar en proyectos, compartir información,etc.

Control de costes

Con la mejora y simplificación de los procesos internos llega inevitablemente una reducción de los costes, pero la tecnología nos permite además llevar un control mucho más exhaustivo de los mismos a todos los niveles, lo que nos permite detectar problemas y actuar en las áreas de la compañía que resultan menos eficientes.

Aumento de la seguridad

La seguridad, a todos los niveles, es una pieza calve de la productividad de las empresas y la tecnología es fundamental para evitar lo que puede suponer importantes amenazas, no solo para la productividad sino para la continuidad de la misma.

¿Qué herramientas pueden mejorar la productividad de mi empresa?

Todas las áreas de la empresa son susceptibles de mejorar mediante el uso de los avances tecnológicos, pero si nos centramos en la tecnología de la información y la comunicación, estas son algunas de las áreas más sensibles:

Almacenamiento y manejo de datos

La información y los datos han cobrado una importancia capital para el desempeño de las empresas en la sociedad moderna. De ellos depende que sean capaces de evolucionar y adaptarse a los rápidos cambios que necesitan para permanecer competitivas y uno de los motivos principales para incorporar TIC en todos los ámbitos.

Igual de importante es disponer de la información necesaria, como que la información esté disponible en todo momento de la forma más ágil y productiva.

En este sentido, las soluciones cloud nos ofrecen hoy en día todo tipo de posibilidades, facilitando el acceso a la información desde cualquier lugar y dispositivo, sin comprometer la seguridad, reduciendo a la vez los costes, dado que no requieren de inversión inicial en equipos de almacenamiento y sistemas de seguridad físicos en la empresa.

Existen multitud de soluciones muy complejas y potentes de cloud computing que nos pueden permitir desplegar todo tipo de servicios y arquitecturas directamente en la nube. Estas son algunas de las más conocidas:

También existen herramientas muy sencillas que nos permiten almacenar archivos, manejar el correo electrónico o gestionar nuestra agenda. Estas son algunas de las más conocidas:

Es una de las herramientas de almacenamiento online más populares, por su sencillez y facilidad de uso y porque fueron de los primeros en ofrecer espacio de almacenamiento en la nube de forma gratuita.

Una de sus principales ventajas es su compatibilidad con muchas otras apps y herramientas, y que dispone de aplicaciones para dispositivos móviles y equipos de sobremesa que permite sincronizar en tiempo real los ficheros y carpetas que seleccionemos.

En plena eclosión del Big Data, sería dar un paso atrás si no aprovecháramos la fuerza de la nube para mejorar el funcionamiento interno de nuestra empresa. Desde software gratuito como Google Drive hasta soluciones tecnológicas de pago para compartir información, las opciones son totales y nos permitirán ser más eficaces.

Sitio web de Dropbox

G Suite es el paquete de herramientas cloud de Google y probablemente una de las más usadas. Dispone de todo tipo de aplicaciones basadas en la nube para la productividad en el trabajo, con la principal ventaja de que están interconectadas entre ellas.

La versión básica de todas estas herramientas es gratuita con ciertas limitaciones, y los planes de precios comienzan en 4€ mensuales por usuario.

Algunas de las más conocidas son:

  • Gmail – solución de correo electrónico.
  • Calendar – agenda electrónica online.
  • Drive – espacio de almacenamiento en la nube.
  • Suite de ofimática (Docs, Spreadsheets y Slides) – una completa suite con procesador de textos, editor de hojas de cálculo, etc, directamente desde el navegador.

Sitio web de Google Suite

One Drive es la apuesta de Microsoft para competir con la suite de productos de Google. También dispone de una versión gratuita y está integrado con el resto de aplicaciones de Microsoft como son su correo electrónico o el popular paquete de ofimática Microsoft Office.

Sitio web de One Drive

Como no podía ser de otra manera, Apple no se podía quedar fuera de este mercado en auge y ofrece su propio paquete de aplicaciones en la nube con almacenamiento, correo electrónico y aplicaciones de ofimática (Apple iWork).

Sitio web de iCloud

Gestión de proyectos

Muchas empresas funcionan por proyectos que cuentan con varios empleados implicados. Por ello, es interesante contar con espacios comunes para su gestión que eviten procesos paralelos que reducen la productividad y aumentan la dedicación de cada empleado.

Cualquier pyme que desee gestionar mejor sus proyectos y la información de cada uno deberá recurrir a soluciones tecnológicas que permitan crear proyectos y asignar miembros a cada uno.

De esa forma, cada parte implicada podrá hacer seguimiento del proyecto en el espacio común, añadir una tarea, registrar el tiempo que ha tardado en hacerlo o marcarla como finalizada. Como éstas, todo tipo de funciones que en muchos casos la propia empresa puede personalizar para que sea una solución a medida.

Existen herramientas para la gestión de proyectos de todo tipo y complejidad, desde simples gestores de tareas a plataformas de gestión muy potentes pensadas para grandes proyectos con equipos de trabajo muy grandes. Por lo tanto habrá que estudiar muy bien cuál se adapta mejor nuestras necesidades y probar varias antes de decidirse por cualquiera. Estas son algunas de las más populares:

Basecamp es una de las plataformas pioneras en el sector de la gestión de proyectos, y también es una de las más usadas y robustas, con más funcionalidades e integraciones, pero también una de las más complejas.

Permite una gestión muy pormenorizada de múltiples proyectos, equipos de trabajo y permisos de acceso a la información según el perfil de cada usuario.

Sitio web de Basecamp

Es una buena alternativa a Basecamp, con muchas de sus funciones, muy flexible y que también permite la gestión de proyectos y equipos.

Sitio web de Teamwork

Asana es una mezcla entre un gestor de tareas y un gestor de proyectos. Si bien no dispone de todas las funcionalidades de sus hermanos mayores, es mucho más sencillo de manejar, lo que lo hace una buena solución para desarrollos no tan complejos. Tiene la particularidad además de que es gratuito para equipos de menos de 15 personas.

Sitio web de Asana

Evernote nace como una aplicación para tomar notas, pero que ha evolucionado espectacularmente, con muchas funciones que lo hacen buen candidato para la gestión de información, tareas e incluso proyectos de forma colaborativa online. Uno de sus puntos fuertes es la facilidad con la que se ordena, clasifica y filtra la información, de modo que es muy sencillo acceder a ella en cualquier momento.

Sitio web de Evernote

GanttProject es una herramienta que complementa otros sistemas de gestión de proyectos. Su principal función es la de elaborar diagramas de Gantt para controlar el alcance y desarrollo de los proyectos. Nos permite gestionar el trabajo, definir calendarios y exportar todo tipo de informes.

Sitio web de GanttProject

Esta herramienta está pensada para trabajar con el sistema Kanban de tarjetas con toda la potencia y flexibilidad que ofrece el hecho de que funcione online desde la nube. Nos permite añadir notas, ficheros, plazos, etiquetas y todo tipo de elementos a nuestras tarjeta.

Sitio web de Trello

Gestión de clientes

El software de empresa puede ser una solución tecnológica inmejorable para que nuestros empleados reduzcan tiempos de búsqueda, gestión y seguimiento. Soluciones como los CRM han permitido a muchas pymes llevar un registro exhaustivo de los movimientos realizados con todos los clientes reales o potenciales, y a la vez compartir toda esa información entre los empleados.

Así, si bien en ocasiones vemos este tipo de software de gestión como útil para departamentos de contabilidad o administración, la realidad es que puede mejorar la productividad de otros perfiles profesionales como los Project Manager o Account Manager, que necesitan conocer en qué estado se encuentra la relación con un cliente o introducir registros sobre ellos.

Empresas que usan soluciones software, como CRM, para analizar información sobre clientes con fines de marketing

Algunos de los más populares:

Comunicación

El tipo de canal de comunicación utilizado para que los empleados se comuniquen también es determinante en su productividad.

Los emails se han convertido en el principal instrumento diario para la comunicación de muchas empresas, pero no siempre son la vía más rápida y productiva. En ocasiones, una conversación que se podría haber resuelto en 1 minuto de llamada telefónica o de mensajería instantánea se demora varios envíos de correos electrónicos que multiplican el tiempo destinado por mucho.

Para todo ello es importante conocer qué tipo de mensajes o comunicaciones hay entre empleados y qué canal es el más adecuado en cada caso.
Las soluciones más tradicionales son el email y el teléfono (ya sea fijo o móvil), pero existen otras tecnologías como la Voz IP, la mensajería instantánea, chats, videoconferencias… que además de ser más eficientes, en general son mas baratas.

El uso de las videollamadas con compañeros que viajan a ver a clientes a otras ciudades o a compañeros que trabajan de forma remota, es un buen ejemplo. Una vídeollamada nos permite que, por ejemplo, haya varias personas en una misma sala para hablar con otra que se encuentra en otro lugar; o que podamos hacer llamadas a varias bandas para entablar conversación entre varios profesionales ubicados en espacios diferentes. Aquí, las soluciones son también variadas y encontramos herramientas populares como Skype, en su versión libre o de pago, entre otras.

Tanto para las llamadas como vídeollamadas, es muy recomendable utilizar el servicio de VoIP, pues nos permitirá este tipo de comunicación a un bajo coste, dado que se establecerá a través de la conexión a internet.

Uno de los sistemas de comunicación que mayor crecimiento está teniendo en el mundo empresarial es el de la mensajería instantánea. No nos referimos a un chat tradicional, sino a soluciones tecnológicas que nos permiten una comunicación fluida con otros compañeros, a veces más ágil que una o varias llamadas telefónicas.

En la actualidad encontramos herramientas o aplicaciones que nos facilitan la comunicación instantánea, creando canales por proyectos, asignando miembros y conversando de forma rápida sobre cualquier cuestión relacionada con ese proyecto concreto.

Un buen ejemplo es Slack, una interesante opción que dispone de versión gratuita y de pago, con las ventajas de la comunicación en tiempo real de un chat, pero que también puede funcionar de forma asíncrona como un sistema de mensajería instantánea mas tradicional.

REFERENCIAS

Implementa tecnología que impulse la productividad de tus empleados sin distraerlos
Informe: Análisis sectorial de la implantación de las TIC en las empresas españolas
Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la SI (Ministerio de Industria, Energía y Turismo, 2015).


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