Tecnología para los negocios - La importancia de hacer una auditoría de tecnología en las pymes

La importancia de hacer una auditoría de tecnología en las pymes

Los procesos de seguimiento, monitorización y optimización son siempre necesarios en una pyme. En el caso de la tecnología, es imprescindible realizar auditorías tecnológicas periódicas con la intervención del equipo interno y de auditores externos que nos permitan mantenernos en el nivel óptimo tecnológico y ser competitivos.

Las pequeñas y medianas empresas centran sus esfuerzos en la actividad diaria, con el claro objetivo de lograr ingresos o ventas para mejorar la cuenta de resultados. Sin embargo, para que un negocio cuente con una máxima optimización en todos sus procesos, tan importante es la búsqueda de ingresos como otros aspectos relacionados con la gestión de la empresa.

Gestionar una compañía requiere una perspectiva a medio y largo plazo, y con ello la capacidad de analizar el momento actual, buscar puntos de mejora e implementarlos para ver nuevos resultados en el futuro. Este proceso de análisis del momento actual acostumbra a realizarse mediante una auditoría empresarial, un completo examen de los procesos y actividades de una organización. Nos referimos a los procesos y actividades de nuestra organización para conocer si estamos realizando bien las cosas y por qué camino debemos continuar.

Hasta los años 80, el concepto de auditoría se centraba básicamente en la situación económica de la empresa, y se analizaban todos los procesos económicos, contables o financieros de la misma para asegurarse de que el funcionamiento era correcto.

¿Qué es una auditoría tecnológica?

Desde hace dos décadas y, sobre todo, en la actual, la auditoría de una empresa abarca otros aspectos de monitorización de las pymes que hace años no se realizaban. Uno de los más importantes es el tecnología, tanto que muchas pymes ya realizan auditorías tecnológicas específicas.

En este caso, la auditoría tecnológica supone un análisis de todo el patrimonio tecnológico de la empresa y una correcta clasificación de todas sus tecnologías. Con ello podremos conocer en qué situación de innovación tecnológica se encuentra nuestra empresa, qué puntos más fuertes tiene y qué principales carencias en términos tecnológicos. Al final de la auditoría podremos determinar si la optimización tecnológica de la empresa es correcta o si hay que realizar mejoras.

Una auditoría informática, a grandes rasgos, consta de cuatro fases:

  1. Estudio inicial
  2. Fase de ejecución de la auditoría
  3. Informe de la auditoría
  4. Fase de control

En la fase inicial se hace un estudio de situación para conocer la organización, su infraestructura, procesos, etc., y se determina el alcance de la auditoría, que aspectos se quieren mejorar, que herramientas se van a utilizar, etc.

Durante la fase de ejecución se realiza la auditoría en sí, con el plan de trabajo previamente elaborado, y es donde se estudia a fondo el funcionamiento del área de la empresa determinada en la fase previa y las posibles mejoras que se pueden aplicar para optimizar el rendimiento, ya sea mediante la implementación o actualización de hardware/software, la reestructuración de procesos, etc.

El auditor, una vez finalizada la auditoría, elaborará un informe con todas las recomendaciones y posibles mejoras detectadas, con soluciones concretas, costes asociados y previsiones de las mejoras de rendimiento que se pueden conseguir.

Finalmente, como parte de la auditoría, se debería llevar un control de la implantación de las soluciones recogidas en el informe, ya sea durante el propio proceso, o una vez finalizadas.

¿Por qué es importante para una pyme realizar una auditoría tecnológica?

La realización de una auditoría tecnológica reporta todo tipo de beneficios a cualquier pyme, que al final dispondrá de toda la información y elementos necesarios para realizar mejoras y ofrecer a su negocio más potencial:

  • Conocer el estado actual: mediante la auditoría tecnológica podremos saber en qué situación se encuentra la innovación en la empresa. Se trata de un auténtico proceso de gestión de la innovación.
  • Saber si utiliza la tecnología adecuada: con el análisis y clasificación de las tecnologías del conjunto de la empresa podremos saber si son las más adecuadas para nuestro modelo de negocio. En ocasiones, la elección de un software, hardware u otro elemento tecnológico inadecuado para la empresa reduce las posibilidades del conjunto del proyecto, de los procesos o del producto final.
  • Conocimiento de últimas innovaciones: dentro de la auditoría veremos qué tecnologías son las más avanzadas en modelos de negocio como el nuestro. Este conocimiento nos llegará analizando la competencia o los creadores de estas tecnologías. Con ello podremos elegir nuevas tecnologías para sustituir a las actuales y generarnos más oportunidades en el mercado.
  • Mejorar el patrimonio tecnológico: la adquisición de tecnologías renovadas nos permitirá contar con un patrimonio tecnológico de más valor. Además, es posible que, tras la inversión en innovación, podamos minimizar el gasto con la venta de las tecnologías anteriores.
  • Mejorar la estrategia: la auditoría tecnológica y el conocimiento de innovaciones que vayamos a incorporar también puede ofrecernos nuevas orientaciones en nuestra estrategia. Posiblemente, la inversión en innovación nos ofrezca oportunidades nuevas en el mercado que nos lleven a replantear aspectos de la estrategia empresarial.
  • Plantear nuevos perfiles de profesionales y alianzas: la mejora tecnológica de la empresa requerirá probablemente la incorporación de profesionales muy especializados. Con una buena planificación, la auditoría puede dar como resultado la mejora del patrimonio tecnológico pero también humano, contribuyendo todo a contar con una empresa más sólida, más especializada y con más recorrido. Además, contar con mejor tecnología puede ayudarnos a contar con nuevas alianzas de colaboración con otras empresas del sector.

¿Quién debe intervenir?

Lo cierto es que, para que una auditoría tecnológica sea lo más rica y completa posible, cuantas más personas intervengan en el análisis, de forma planificada y estructurada, mejores serán los resultados. Este es un aspecto que también es diferenciador respecto a las auditorías empresariales tradicionales, en las que principalmente participaban los cargos ejecutivos y la gerencia y contabilidad.

Las pymes pueden generar procesos participativos en los que altos cargos, cargos intermedios y el resto del personal aporten su grano de arena para analizar toda la tecnología de la empresa.

El CEO (Director) y el CTO (Director TI) tendrán un papel importante en la auditoría, y serán las personas que vehiculen el proceso. A ello habrá que unir un conjunto de expertos que puedan detallar el patrimonio tecnológico de la empresa y observar todo lo que sería necesario analizar.

En este punto es importante que las pymes valoren la posibilidad de incorporar a la auditoría a expertos externos en este tipo de servicios, principalmente por dos motivos.

  • Es importante contar con una mirada externa que pueda detectar, desde fuera, necesidades que quizás solo con una auditoría interna no veríamos.
  • Las pymes no pueden parar su actividad para realizar la auditoría, dado que la productividad debe mantenerse lo más alta posible para que el análisis no afecte al conjunto del negocio.

Es por ello que existen empresas de  consultores y auditores de tecnología que nos pueden ayudar, y mucho, a examinar y reconducir la estrategia tecnológica de la empresa.

¿Qué debemos analizar en una auditoría tecnológica?

De manera simplificada, la auditoría tecnológica es un examen de toda la tecnología y los procesos derivados de esta en la empresa. Sin embargo, dependiendo del tipo de actividad y de sector de la pyme, es importante no dejar de lado ningún aspecto de la empresa que nos permita auditar absolutamente toda la tecnología de la que disponemos:

  • Seguridad: un punto cada vez más importante es la seguridad de todos los sistemas informáticos y los servicios de cloud computing que utilicemos. Analizaremos la tecnología de seguridad que utilizamos (antivirus, protocolos, permisos y accesos, contraseñas, mecanismos ante un ciberataque, etc.).
  • Jerarquización de la información: otro elemento relacionado con la tecnología es la manera en la que hemos introducido y clasificado la información y archivos informáticos en la red (bases de datos, documentos confidenciales, documentos corporativos fiscales y contables, archivos de texto, sonidos, imagen, etc.). La clasificación influye en el funcionamiento de muchos procesos del día a día, y su ubicación tiene también mucho que ver con la seguridad de todos los datos.
  • Software utilizado en la empresa: en este punto analizaremos todo el software que se utiliza en la pyme, desde el software más básico de los sistemas informáticos, al software de contabilidad, CRM de clientes, etc. Además, también examinaremos si contamos con software local y en la nube, para después determinar si debemos realizar algún cambio futuro.
  • Hardware: es el patrimonio tecnológico más claro y palpable. Pondremos a examen todos los dispositivos informáticos, maquinaria de producción y otras tecnologías físicas que forman parte de la infraestructura tecnológica de la empresa.
  • Tecnologías de comunicación y movilidad: la auditoría tecnológica debería incluir un análisis de los procesos de comunicación y movilidad de la empresa. En este punto tendremos presentes también los dispositivos fijos y móviles de telefonía, el software de comunicación que utilizamos (aplicaciones de mensajería, videollamada, etc.) o los procesos comunicativos que hay establecidos para utilizar estas tecnologías.

Dentro de cada uno de estos puntos podemos detallar y clasificar cada tipo de tecnología más o menos, pero a grandes rasgos no deberíamos dejar ninguno de estos apartados para contar con un completo análisis de la infraestructura tecnológica de la empresa.

Valoración y optimización

Como comentábamos, una vez realizado todo el proceso planificado para la auditoría, será momento de recabar toda la información y plantear mejoras que nos lleven a una situación óptima de nuestra tecnología en la empresa.

Será muy importante una correcta canalización de todo el análisis, y la participación de todos los actores internos y externos necesarios para transformar la auditoría en innovación y tecnología mejorada.

También deberemos tener presente que, si bien las mejoras conllevarán una inversión en los diferentes componentes tecnológicos de la empresa, como resultado también tendremos una empresa más preparada, con más posibilidades de mercado, con más solidez en el sector y con un equipo profesional más especializado.


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