A partir de 2025 realizar la factura electrónica si eres autónomo será obligatorio. Dos años después de la entrada en vigor de la ley Crea y Crece, los trabajadores por cuenta propia tendrán que adaptarse a los cambios. Para que la transición sea lo más sencilla posible, a continuación, te explicamos varias estrategias para adaptarte.

Requisitos legales para la facturación electrónica en 2025

Según la ley Crea y Crece, todos los autónomos van a tener que adoptar la facturación electrónica, sin ninguna excepción. Por tanto, el único requisito que debe cumplir este grupo heterogéneo de trabajadores es ejercer su labor cotidiana. La norma les obliga a expedir y remitir los documentos por medios electrónicos en sus relaciones con otros profesionales y empresas.

Todas las operaciones que conlleven una factura, salvo en ciertos casos, deberán cumplir con los requisitos que pide la ley. Esto se aprecia en el formato del documento, que no podrá ser uno cualquiera. Es decir, si hasta ahora lo enviabas en PDF, ya no podrás porque no será válido. Si te preguntas por qué, es porque ese formato no está estructurado, lo que dificulta su trazabilidad. Estos son los que tendrás que empezar a utilizar: 

• XML.
• UBL.
• FACTURAE.
• EDIFACT.

Además, el documento debe incorporar un código único que identifique el NIF del emisor. También será necesario que incluyas el número, la serie y la fecha en la que se emitió, algo común a las facturas convencionales. 

Para simplificar su elaboración, puedes utilizar plataformas homologadas. Estas te permiten diseñar las facturas y emitirlas en los formatos que establece la ley. Basta con que selecciones un programa informático que cumpla con las especificaciones de la norma, lo que te facilita el cambio. Asimismo, te beneficiarás de las funcionalidades que suelen ofrecer, en especial en materia de contabilidad.

Ten en cuenta que Hacienda está desarrollando una plataforma pública gratuita. Si no quieres emplear un programa privado, la solución mencionada es una buena opción. Eso sí, a la hora de emitir facturas a particulares, podrás seguir utilizando papel u otros métodos. Lo mismo ocurre con las facturas simplificadas o los tickets de los establecimientos comerciales.

Estrategias para adaptarse a la factura electrónica si eres autónomo

Dado que aún hay tiempo para empezar a usar la factura digital, conviene que te prepares. Como ocurre siempre, la ley incorpora una serie de sanciones para quienes no la cumplan. Las cuantías de las multas alcanzan hasta los 10 000 euros en función del tipo de infracción. Por tanto, ten presente los siguientes consejos que te ayudarán a prevenir numerosos problemas.

Selección del software de facturación electrónica adecuado

El primer aspecto al que prestar atención al escoger el programa informático es que esté homologado. Es decir, debe cumplir con los requisitos normativos en cuanto al formato de las facturas. Para comprobar que el producto que te interesa está adaptado, revisa a fondo sus características técnicas.

Tras esto, elige un programa con unas funcionalidades que te resulten útiles. Por regla general, se suelen ofrecer paquetes adaptados a empresas, autónomos o a diferentes sectores. Así, tienes un cierto margen de personalización, pues quizás no te interesen todas las posibilidades que incluye el software.

Digitalización de la documentación y la organización administrativa

Este es un punto muy interesante que debes tener en cuenta a la hora de escoger. Pese a que la ley Crea y Crece no dice nada al respecto, es muy útil que el programa te ayude a agilizar la administración del negocio. Al ser autónomo, la mayoría de las gestiones las tienes que realizar personalmente o a través de tu gestor, lo que supone un coste en tiempo y dinero.

Con un buen programa informático puedes automatizar multitud de tareas, algo que reducirá los costes que ahora tienes que asumir. Si quieres potenciar esto, apuesta por uno que te permita digitalizar documentos. Así, podrás incorporar aún más información a la base de datos para no tener que hacerlo a mano en el futuro.

Formación y actualización en facturación digital

En caso de que tus dudas persistan, lo más sensato es que te formes. Recuerda que la factura electrónica de autónomo es obligatoria, por lo que tienes que adaptarte. Ya sean competencias digitales o adquisición de conocimientos específicos, aprender es la única solución que tienes a tu alcance. Tómate tu tiempo, porque todavía tienes un margen amplio. 

Existen multitud de recursos disponibles en internet, tanto de pago como gratuitos, para que adquieras los conocimientos que necesitas. Basta con que revises las principales plataformas o las páginas de las administraciones públicas para encontrar toda la información. En poco tiempo estarás listo para pasarte con éxito a la factura digital.

Beneficios de adaptarse tempranamente a la facturación electrónica

Estos son los más relevantes:

• Ahorro de costes. Es una de las grandes ventajas, puesto que un programa de facturación te ahorra tiempo y dinero, pero procura elegir bien.
• Menos errores. Al automatizar multitud de tareas, disminuyes el riesgo de equivocarte cuando introduzcas algún dato. Ya sea con la administración o un proveedor, previenes conflictos innecesarios.
• Seguridad. Los datos estarán a salvo en el propio programa, sea en tu ordenador o en la nube, y podrás copiarlos cuantas veces quieras. 
• Los documentos dejan de ocupar espacio físico. Ya no será preciso almacenar las facturas al estar digitalizadas. 
• Sostenibilidad. Relacionada con el beneficio anterior, dejas de gastar papel, con el consiguiente impacto positivo en el medio ambiente.
• Mayor control financiero. Toda la información del estado de tu negocio estará accesible con unos pocos clics, lo que te ahorra rebuscar entre montañas de documentos.
• Menos estrés. Si actúas de manera anticipada, evitarás prisas de última hora para adaptarte a la factura electrónica.

No habrá otra solución más que la factura electrónica si eres autónomo. Su incorporación es inminente, a partir del 2025, y no basta con cualquier formato. Tienes que recurrir a los previstos por la ley y recuerda actuar con antelación para adaptarte. Si quieres informarte, en Cámara disponemos de diversos contenidos sobre facturación digital. ¡Descúbrelos todos!

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