Tecnología para los negocios - ¿Cómo incorporar la movilidad en mi empresa de manera eficiente?

¿Cómo incorporar la movilidad en mi empresa de manera eficiente?

Dentro de la renovación tecnológica de las pymes, la implantación de dispositivos y herramientas que favorezcan la movilidad de la empresa y sus comunicaciones es imprescindible. Para ello es necesario llevar a cabo una estrategia bien planificada, ejecutada y monitorizada.

Pese al contexto económico de los últimos años, las pymes españolas han tomado conciencia de la importancia de implantar las TIC en la empresa para mejorar su productividad y competitividad. Uno de los campos en los que la pequeña y mediana empresa ha mostrado más evolución es el de la movilidad, un aspecto esencial para que las compañías agilicen muchos procesos y consigan importantes reducciones de costes gracias a los dispositivos y tecnologías de la comunicación actuales.

Además, en el caso de la movilidad, se trata de una implantación que se observa en todos los sectores empresariales, de forma transversal, algo muy positivo para el conjunto de la pequeña y mediana empresa española.

Un estudio de 2.015 de Dell, revelaba que las empresas que están invirtiendo en nuevas tecnologías de movilidad, seguridad y big data, están creciendo hasta un 50% más que las que no lo están haciendo.

Si analizamos el Informe e-Pyme 2015 del Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y la Sociedad de la Información (Ministerio de Industria, Energía y Turismo), el 72,9% de las pymes y grandes empresas y el 70,6% de las microempresas (menos de 10 empleados) contaban con telefonía móvil de banda ancha. La cifra se reducía al 62,9% y 66,5%, respectivamente, si nos fijamos en las empresas que contaban con tecnología 3G o 4G en su telefonía móvil.

Empresas con acceso a Internet por tipo de conexión (%)

Fuente: ONTSI a partir de datos INE 2015

Por otra parte, el 57,6% de pymes y grandes empresas y el 48,4% de microempresas proporcionaban a sus empleados dispositivos portátiles con conexión móvil a Internet para uso empresarial.

Si nos referimos a estos datos por sectores empresariales, el de la informática, telecomunicaciones y servicios audiovisuales es el que cuenta con más penetración, hasta un 86,1% en el caso de las pymes y grandes empresas; le sigue el sector del comercio al por mayor (77,8%) y la venta y reparación de vehículos (66,8%). Los sectores con menos penetración son el del comercio al por menor (42,2%), las actividades inmobiliarias, administrativas y servicios auxiliares (51,4%) y el de hoteles, campings y agencias de viajes (53,2%).

Empresas que proporcionan a sus empleados dispositivos portátiles que permiten la conexión móvil a Internet (%)

Fuente: ONTSI a partir de datos INE 2015

Si bien la implantación de tecnologías de movilidad ha crecido, y mucho, en los últimos años en las empresas españolas, todavía queda mucho por hacer. Es por ello que cabe preguntarse qué pasos debe realizar una empresa que quiere incorporar la movilidad para lograr procesos más eficientes.

Análisis de necesidades de la empresa

En primer lugar, como en toda estrategia empresarial, deberemos conocer con detalle qué necesidades de movilidad tiene nuestra pyme. Éstas vendrán marcadas por muchos factores de la compañía, entre los que destacamos:

  • Sector empresarial y tipo de actividad: determinados sectores empresariales cuentan con más necesidades de movilidad que otros. Sin embargo, en la actualidad, no existe ningún sector que pueda prescindir de una estrategia de movilidad si pretende tener procesos más eficientes.
  • Localización: la ubicación y organización territorial de la empresa también determinará más o menos necesidades de movilidad. En el caso de una pyme con una única sede y con empleados que se desplazan en la misma ciudad de la sede, las necesidades existirán pero serán más reducidas. En cambio, en una pyme con más de una sede y con empleados que deben estar interconectados en varias ciudades o países, la movilidad cobrará más importancia.
  • Movilidad de los empleados: otro aspecto esencial es el tipo de función de sus empleados y su movilidad en el espacio. Las empresas que cuentan con grandes redes de comerciales que pasan la mayoría de su tiempo viajando y realizando visitas, necesitarán que sus sistemas de movilidad sean más y más completos.
  • Funciones de los empleados con movilidad: en este sentido, la empresa analizará la complejidad de los procesos que realizará el empleado cuando actúe desde un dispositivo móvil. Existen múltiples funciones que determinarán la tecnología necesaria, con lo cual no será lo mismo que un empleado base su actividad de movilidad fuera de la empresa en las llamadas, que si tiene que realizar pedidos, facturas o consultas a la base de datos de la empresa desde sus dispositivos.

Elección de la tecnología adecuada

Con el análisis de necesidades realizado, será momento de elegir qué tecnología se acomoda mejor para resolver todos los requerimientos de movilidad de la empresa:

  • Tipo de dispositivos: smartphone, tablet, ordenador portátil, etc.
  • Cantidad: la inversión vendrá también determinada por la cantidad de dispositivos que necesitemos en base al número de empleados y su movilidad.
  • Funciones de los dispositivos: se trata de un factor muy importante, en ocasiones más que el del tipo de dispositivo. La inversión puede ser más elevada si necesitamos algunas funciones más complejas en cada dispositivo. Así, en un nivel muy básico encontraremos los dispositivos que realicen llamadas o videollamadas o tengan acceso al correo electrónico o a una agenda compartida; en un paso más específico encontraríamos dispositivos con acceso remoto a la base de datos o de clientes de la empresa, al software corporativo o al de contabilidad, al chat o vía de comunicación interno entre profesionales, a la realización en remoto de pedidos, facturas, consulta de stocks, operaciones comerciales, etc.

Inversión y distribución de la tecnología

Llega el momento de realizar toda la inversión. En este punto no debemos pensar sólo en la compra de dispositivos, sino también en todas sus funcionalidades, que en ocasiones pueden ser un coste más elevado. La implementación de aplicaciones, tecnología en remoto con los sistemas informáticos de la pyme o con el software empresarial puede suponer un dispendio de desarrollo que debemos tener presente en el plan de inversión.

Formación y funciones de los dispositivos de movilidad

La capacitación de los empleados es tan importante como la inversión en tecnología. Es por ello que, de forma interna, deberemos establecer varias sesiones con los diferentes empleados implicados en el uso de la tecnología de movilidad de la empresa. Las formaciones pueden realizarse por departamentos o por funcionalidades, pero será imprescindible que todos los profesionales conozcan al detalle los dispositivos y las operaciones que podrán realizar con ellos. Además, deberemos insistir en términos como la eficiencia y la productividad, objetivo final de la implementación de esta tecnología de movilidad en la empresa.

Monitorización de uso y resultados

Como en todo proceso, la medición es tan importante como la planificación y la ejecución. Es por ello que, ya durante la implementación de la tecnología y su uso por parte de los profesionales, deberemos monitorizar cada paso y observar si revierten en una mayor eficiencia en la empresa. Algunos aspectos que debemos seguir de cerca:

  • Número de llamadas telefónicas y tiempo de duración.
  • Tasa de conversión en reuniones, acuerdos o ventas de las llamadas desde dispositivos móviles.
  • Envíos de presupuestos desde dispositivos móviles.
  • Conexión en remoto con sistemas informáticos o software de la empresa para consultas diferentes (clientes, stock, etc.).
  • Procesos realizados desde dispositivos móviles que antes solo se podían hacer desde oficina.
  • Número de conexiones entre los dispositivos y la oficina central.
  • Número de conexiones entre dispositivos y clientes

Para llevar a cabo la medición también deberemos tener en cuenta si necesitamos algún tipo de solución tecnológica, aplicación o software de monitorización e incluirlo en la estrategia y en el plan de inversión de movilidad.

Con todo el proceso completado, las pymes pueden evaluar resultados, también realizar alguna sesión de valoración con los profesionales para analizar en qué medida han observado ellos que sus procesos y mecanismos diarios han mejorado en términos de productividad o eficiencia gracias a la estrategia de movilidad.

Como comentábamos al inicio, se trata de una necesidad transversal en todos los sectores, con grados de implementación diferente, pero en todos los casos son una garantía de mejora.


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