Tecnología para los negocios - ¿Qué mínimos legales debe cumplir mi página web?

¿Qué mínimos legales debe cumplir mi página web?

Disponer de una web corporativa es esencial para la estrategia comercial y de marketing. Sin embargo, es muy importante conocer todos los requisitos legales que debe incluir en aspectos como la protección de datos, los servicios al cliente o la política de cookies. Te explicamos todos los puntos y pasos que debes dar para contar con una web de empresa en regla

En la actualidad, prácticamente todas las empresas disponen de página web, sin duda una herramienta más que necesaria si queremos disponer de un espacio de difusión de nuestros productos, nuestra visión y misión corporativa o nuestros servicios. La web, junto al resto de elementos presentes en la red en una compañía, forma parte intrínseca de su estrategia comercial y de marketing. Como cualquier aspecto relacionado con la organización, la publicación de una página web de empresa debe atenerse a la ley, y en este sentido hay varios requisitos legales indispensables para que podamos estar online con todo en regla.

Los sectores con mayor importe de sanciones en España según la AEPD

  • Telecomunicaciones: 10,75 millones/€
  • Entidades financieras: 2,02 millones/€
  • Suministro y comercialización de agua y energia: 1,86 millones/€
  • Comunicaciones electrónicas comerciales: 645.506 €
  • Publicidad 
  • Otros 

Fuente: tugesto.com

A primera vista, todo este proceso puede frenar a más de una empresa a la hora de diseñar y publicar su página web corporativa. Afortunadamente, existen proveedores que nos ayudan en todos los pasos a seguir para disponer de una web con todos los requisitos necesarios para su actividad.

Registrar un dominio es uno de los primeros pasos que deberemos dar si queremos tener nuestra propia web. En el caso de un proyecto empresarial, lo más aconsejable es que compremos un dominio y evitemos utilizar los de plataformas sin coste que cuentan con una extensión de la misma en la URL. Junto con la compra del dominio, que podremos hacer en varias webs proveedoras de registros, debemos tener presentes algunos aspectos legales importantes.

Esencialmente, deberemos poner atención en que el nombre del dominio no entre en conflicto con ninguna marca registrada. Si hacemos referencia al nombre de nuestra empresa, que previamente se ha constituido y ha recibido la confirmación de que no hay ningún conflicto con otros nombres, el registro de la web no debería suponer ningún inconveniente. Sin embargo, si hacemos alguna variación en el nombre de la web, o por ejemplo se trata de una web pensada para una campaña concreta, con algún mensaje, etc., deberemos asegurarnos de que no invadimos el espacio de ninguna otra compañía que tenga alguna marca o producto registrado con el mismo que queremos nosotros.

Nuestra página web deberá cumplir otros requisitos regulados por varias leyes muy específicas sobre la actividad en la red. Una de las principales es la conocida como LSSI, Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico (Ley 34/2002). Como indica su propio nombre, deberán cumplir con las indicaciones de la ley aquellas páginas web que prestan algún servicio a través de la misma, venden productos o cuentan con publicidad que les reporta ingresos, por ejemplo. En términos generales, toda web que comporte una actividad económica directa o indirecta deberá seguir la regulación vigente.

Los principales puntos en los que incluir en nuestra web de empresa para estar en regla en base a esta ley son:

  1. Nombre o denominación social y datos de contacto: domicilio, dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que permita una comunicación directa y efectiva.
  2. Datos de inscripción en el Registro Mercantil o cualquier otro registro público.
  3. Número de Identificación fiscal (NIF).
  4. Información sobre el precio de los productos, indicando si incluye o no los impuestos aplicables, gastos de envío y cualquier otro dato aplicable por norma autonómica.
  5. En el caso en que la actividad que se ejerza precise de una autorización administrativa previa, los datos relativos a la misma y los identificativos del órgano encargado de su supervisión.
  6. Si se ejerce una profesión regulada, los datos del Colegio profesional y el número de colegiado, el título académico y el Estado de la Unión Europea en que se expidió y la correspondiente homologación, en su caso.
  7. Los códigos de conducta a los que esté adherido, en su caso, y la forma de consultarlos electrónicamente.

Además, en el caso de realizar ventas, contrataciones o reservas en la página web, deberemos cumplir con estos requisitos:

  1. Antes de iniciar el procedimiento de contratación, deberemos poner a disposición del usuario, mediante técnicas adecuadas al medio de comunicación utilizado, de forma permanente, fácil y gratuita, información clara, comprensible e inequívoca sobre:
    • Los trámites o pasos que debe seguir para hacer la reserva o compra.
    • Si vamos a archivar el documento electrónico del contrato y si estará disponible para acceder a él.
    • Los medios técnicos que ponemos a su disposición para identificar y corregir los errores en la introducción de los datos, antes de confirmarlos.
    • La lengua o lenguas en las que puede formalizarse el contrato.
    • Las condiciones generales de contratación.
  2. Finalizado el contrato, deberemos confirmar la recepción de la aceptación, ya sea por medio de un acuse de recibo por correo electrónico u otro medio de comunicación equivalente.

Junto con la LSSI, la otra gran regulación sobre la actividad en la red está recogida en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), Ley 15/1999. Los datos de clientes, suscriptores o cualquier tipo de usuario que nos los facilita tienen mucho valor.

5 Requisitos para cumplir con la Ley de Protección de datos o LOPD

Compañías líderes del mercado como Google o Facebook, entre otras, tienen en el Big Data su principal valor añadido, con una base de datos de millones de usuarios, de los que conocen su comportamiento en la red, sus gustos o su ubicación en cada momento. En España, toda empresa que disponga de datos de sus clientes o usuarios debe cumplir esencialmente con los siguientes requisitos:

  1. Informar a los usuarios de las acciones relacionadas con sus datos recogidos: qué datos personales estamos recogiendo y cómo los vamos a utilizar.
  2. Obtener el consentimiento del usuario: el usuario deberá dar consentimiento expreso mediante la aceptación de la Política de Privacidad.
  3. Proporcionar un método, por ejemplo mediante un enlace, para que los usuarios puedan consultar, modificar o dar de baja sus datos en cualquier momento.
  4. Establecer medidas de seguridad para proteger los datos: nos referimos a disponer de una copia de seguridad semanal de los mismos, modificar las contraseñas de acceso a los datos de forma periódica, mínimo una vez al año, y especificar quién tiene permisos para acceder a los datos.
  5. Por último, y muy importante, registrar el fichero de datos en la Agencia Española de Protección de Datos. Éste procedimiento, si disponemos de certificado electrónico, podemos hacerlo de forma telemática sin ningún problema.

Nuestra web también deberá indicar la Política de Cookies establecida y tenerla visible cuando el usuario accede por primera vez a la página. En el contenido de la política detallaremos qué información almacenamos en el navegador cuando el usuario acceda a nuestra web.

La legislación española ha establecido que para instalar determinados tipos de cookies en su navegador es necesario informar previamente y obtener su consentimiento. Así, informaremos al usuario desde dónde se envían las cookies, qué finalidad tiene su almacenamiento (técnica, analítica o de sesión, por ejemplo) o cómo puede controlar sus cookies en todo momento.

La Ley 7/1998 sobre Condiciones Generales de Contratación nos obliga a indicar con todo tipo de detalle las características del proceso de compra, reserva o contratación que realizarán los usuarios a través de la web. Nos referimos por ejemplo a la información de la empresa y su producto o servicio, los precios, las formas de pago disponibles o las condiciones de cancelación. De esta forma, el usuario está informado en todo momento de qué va a contratar, cómo puede hacerlo o quién es la empresa que va a ser su proveedor.

Por último, no debemos olvidar una última ley, el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, que recoge los principales derechos de los consumidores ante nuestra actividad.

Infracciones según ley infringida. Sector Privado

Cumplir con todos los requisitos en nuestra web corporativa puede parecer complicado. Sin embargo, servicios como los que ofrece Qualiatic nos dan la tranquilidad de tener una web con todo a punto, cumpliendo la LSSI, LOPD y cookies y sin necesidad de que tengamos conocimientos técnicos.

También es importante estar siempre actualizados, o tener un soporte externo que nos informe cuándo tenemos que actualizar los archivos de la base de datos o si ha habido alguna modificación de la legislación a la que nos tengamos que adaptar.

Su plataforma te permite crear tu página web de forma fácil y rápida y sin necesidad de conocimientos técnicos. Tendrás todas las garantías de cumplimiento legal de LSSI-CE, LOPD y cookies.

Su servicio de Protección de Datos adapta tu web a la cumplimentación de la Ley de Protección de Datos.

Asesoramiento e implantación de la Protección de Datos en la empresa

Grupo Qualia además del servicio Qualiatic, asesora e implanta a las empresas a la Protección de Datos.

  • Sus asesores evalúan presencialmente los riesgos y necesidades de cada empresa para redactar un Documento de Seguridad a medida. También elaboran un estudio para cada empresa adoptando las medidas de seguridad acorde con su funcionamiento diario.
  • Comunicación al Registro de la Agencia de Protección de Datos del número de ficheros existentes, así como descripción y agrupación de los mismos.
  • Redacción del Documento de Seguridad, que tiene como objetivo recoger la normativa de seguridad de cada empresa en lo relativo al tratamiento de datos personales. En él detallan todas las medidas de seguridad que hay que aplicar en cada caso: Redacción de Contratos, Cláusulas de Información y consentimiento, Informe de Cesiones, Transferencias Internacionales y todos los documentos necesarios para el cumplimiento de la Ley.
  • Organización de un programa de seguimientos presenciales u online para evaluar los cambios o modificaciones de cada empresa.
  • Elaboración de un Informe de Auditoria de Protección de Datos al menos cada dos años a todos aquellos clientes que traten datos de carácter personal de nivel medio y/o alto (artículo 96 del RD 1720/2007 de 21 de diciembre)
  • El servicio de consultoría incluye un seguimiento y mantenimiento por el plazo anual a contar desde la contratación. El objetivo es verificar el cumplimiento e implantación de las medidas de seguridad orientadas a la empresa.
  • El servicio integral incluye Asesoramiento Jurídico en Protección de Datos. Grupo Qualia cuenta además con un Seguro de Responsabilidad Civil que cubre las posibles sanciones a sus clientes por parte de la Agencia Española de Protección de Datos ocasionadas por deficiencias en el servicio.

Adaptación a LSSI

Qualiatic adapta la web de tu empresa a la ley de servicios de la sociedad de la información (LSSI-CE). Elaboran Política de Privacidad, Aviso Legal y Condiciones Generales de Uso.

  • Redacción del Aviso Legal.
  • Redacción de la Política de Privacidad.
  • Redacción de la Política de Cookies.
  • Redacción de los derechos de propiedad intelectual e industrial (limitación de responsabilidades).
  • Redacción de la política de enlaces.
  • Redacción de las Condiciones Generales de Contratación (venta online).
  • Redacción de cláusulas para el envío de comunicaciones comerciales por vía electrónica.

Referencias:


Consultoría LOPD – Protección de datos

Una solución de Grupo Qualia

Olvídate de preocupaciones en relación a la protección de datos.

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