Contratar servicios de outsourcing es una estrategia empresarial cada vez más común en un entorno globalizado y competitivo como el actual. Gracias a ella, se optimizan los recursos, se reducen costes operativos y te focalizas en tu actividad.

En este artículo, te exponemos cómo aplicarla, sus ventajas y el momento en el cual puede ser una buena opción para ti.

¿En qué consisten los servicios de outsourcing?

Para el outsourcing la definición más acertada es la de externalización de servicios. Implica recurrir a proveedores externos de servicios para empresas. A veces, se contratan ciertas tareas y, otras, áreas completas. Así, podemos hacer una primera clasificación entre el outsourcing táctico y outsourcing estratégico.

Un ejemplo paradigmático del primero afecta al departamento de contabilidad. Hasta hace unos años, eran las propias empresas las que disponían de un área administrativa que se encargaba de llevar las cuentas, las nóminas y el pago de impuestos. Hoy, lo más habitual, es recurrir a asesorías o consultorías. Por una cuota fija mensual, ya hacen ese trabajo por ti. De este modo, no tienes por qué contratar a personal especializado en un área imprescindible, pero secundaria respecto a tu actividad principal.

Respecto al segundo, consiste en encargar partes del proceso productivo de la actividad principal. Las razones pueden ser variadas. Por ejemplo, imagina que experimentas un incremento imprevisible de clientes y no tienes la posibilidad de atender dicho compromiso con la infraestructura disponible. Sin embargo, necesitas tiempo y recursos para adecuarla a la demanda.  

Vinculados a ambos, surgen conceptos relaciones tales como los siguientes:

• Cosourcing: Es cuando la responsabilidad y los riesgos se reparte por igual entre ambas empresas.
• Off-site: Los servicios se ejecutan en las instalaciones de la empresa contratada.
• Off-shoring: Se subcontrata a una empresa extranjera que ofrece precios más reducidos.
• In-house: los servicios se ejecutan en las instalaciones de la empresa contratante, pero por parte de una empresa subcontratada. Un ejemplo serían los servicios de limpieza.

¿Cuándo conviene aplicarlo?

Son muchas las situaciones por las que recurrir al outsourcing a lo largo de la vida empresarial. Mencionamos algunas de ellas.

Necesidad de invertir en tecnología

No siempre contamos con el capital necesario para invertir en tecnología y mucho menos al ritmo que estas están evolucionando en los últimos años. Por esta razón, es mucho más aconsejable recurrir a empresas externas para que nos presten esos servicios sin que esa decisión suponga grandes gastos adicionales.

Profesionalización del servicio de atención al cliente

La expansión de la organización conduce al aumento de clientes. Con frecuencia, para gestionar ese volumen, es necesario contar con personal profesional y especializado en la atención del cliente. Si decides hacerlo tú, tendrás que contratar, entrenar y supervisar al personal. No obstante, con el outsourcing, puedes obviar esta tarea y ahorrar recursos.

Ampliación de nuevos procesos

Ya sea porque decides ampliar la organización con nuevas tareas o porque adquieras nuevos compromisos, es posible que debas aumentar la producción para satisfacer la demanda. En lugar de invertir en más tecnología o en contratar a nuevo personal, el outsourcing puede solventar el problema.

¿Qué ventajas tiene?

Son numerosas. Destacamos algunas de ellas.

Reduces costes

Con la colaboración de empresas externas, ahorras gastos. Ejemplos de ellos son los relacionados con la inversión en infraestructuras o tecnología, así como la contratación de nuevos trabajadores.

Te enfocas en la actividad principal

Gracias a las empresas de outsourcing, te puedes enfocar exclusivamente en el objetivo de tu negocio. Además, al externalizar, no gastas recursos humanos y financieros en tareas que son no son estratégicas para tu actividad principal.

Perfeccionas tu previsión de gastos

Este tipo de subcontratación te permite reducir las inversiones en infraestructuras y tecnología gracias a la contratación de servicios a un proveedor externo. Generalmente, esto conlleva el establecimiento de una cuota fija, por lo que podrás prever al detalle el coste del servicio.

Minimizas riesgos

Con los servicios de outsourcing, trasladas parte del riesgo en sectores fundamentales, como el financiero o el tecnológico, a proveedores externos más especializados. De este modo, no te arriesgas a efectuar grandes inversiones en infraestructura y tecnología, o poderlas aplicar para automatizar procesos más estratégicos de tu actividad.

Mejoras la calidad

Contratar a proveedores externos más especializados, con conocimientos más específicos o profundos en esas áreas, te asegura un incremento global de la calidad.

Aumentas la productividad

Al realizar ese trabajo de manera automática mediante una empresa de outsourcing, reduces los plazos de ejecución de los proyectos. Imagina ahorrar tiempo en la selección del personal, en su formación o en determinar el equipo adecuado a la hora de adquirirlo. En otras palabras, efectuar el mismo trabajo en menos tiempo aumenta significativamente la productividad.

Financias mejor la innovación

Si ahorras dinero y tiempo, dispondrás de más recursos para innovar y comenzar nuevos proyectos que te permitan competir mejor en el mercado.

Mayor resiliencia

Facilita que te adaptes mejor a los cambios del mercado o a tu propia actividad. Esto es así porque puedes contratar servicios únicamente cuando los necesites, por ejemplo, si tu negocio es muy estacional.

Accedes a las últimas tecnologías

De un modo indirecto, al recurrir a esta modalidad de contratación, accedes a la tecnología más novedosa sin tener que efectuar grandes inversiones ni en equipos i en formar a tu personal.

Incrementas la competitividad

Uno de los objetivos primordiales de la externalización es conseguir que la empresa adopte una buena posición estratégica en un entorno globalizado y en mercados altamente competitivos.

¿Qué claves son oportunas considerar a este respecto?

Es aconsejable que sigas los siguientes pasos.

Analizar la situación de tu empresa

Es imprescindible que estudies qué áreas son las que mejor potencial de mejora tienen. Analiza todas las posibilidades, tanto la de contratar tú mismo al personal o contratar servicios externos. Para hacerlo, cuenta con todos los responsables para acordar las tareas o áreas específicas que os conviene subcontratar.

Elegir al proveedor adecuado

La fórmula que elijas depende de ti y de tu empresa. Hay varios métodos que te ayudarán en la toma de decisiones. Ejemplos de ellos es el análisis de valoración o la elaboración de un documento de requisitos y especificaciones.

Su integración en el proyecto

Dependiendo de la tarea o área que se trate, puede ser imprescindible que le facilites la información necesaria para que pueda ejecutar adecuadamente su trabajo. Algunas herramientas informáticas de gestión de proyectos pueden resultar necesarias para el buen flujo de la misma.

Los servicios de outsourcing se presentan como herramientas estratégicas que permiten a las empresas mejorar su eficiencia. Si bien, puede implicar ciertos riesgos, una correcta elección del proveedor puede ser clave para ser más competitivo.

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