Gracias a los programas GMAO, la gestión del mantenimiento en la empresa moderna ha pasado de ser reactiva a proactiva. Se trata de un proceso estratégico clave que, bien llevado, garantiza la continuidad operativa. Además, contribuye al incremento de la eficiencia, la rentabilidad y la seguridad en el seno de la organización. Por esta razón, hoy día son más competitivas y tienen mejor reputación.

En este artículo, hablaremos de la importancia de la gestión del mantenimiento y cómo un sistema GMAO te ayuda a implementarla con éxito.

Importancia de la gestión de mantenimiento en la empresa

La gestión del mantenimiento es fundamental en las empresas que trabajan con activos físicos, como maquinaria. Así, optimizan la eficiencia operativa, la rentabilidad y la continuidad del negocio. Entre sus ventajas, destacamos:

• Minimiza las interrupciones operativas y asegura el cumplimiento de los plazos.
• Reduce gastos imprevistos y permite programar las tareas de mantenimiento en momentos de baja actividad. También evita daños mayores.
• Mejora la seguridad al minimizar el riesgo de accidentes laborales, incendios o fallos estructurales.
• Alarga la vida útil de la maquinaria y de los equipos.
• Favorece las respuestas rápidas a incidencias, por lo que evita tiempos muertos.
• Refuerza la imagen de la marca por su organización, su responsabilidad y su compromiso con la calidad.

¿Qué son los programas GMAO y para qué sirven?

Es un software especializado en planificar, organizar y controlar el mantenimiento en una organización. Sobre todo, en aquellas que cuentan con instalaciones, maquinarias y equipos. Por tanto, es una herramienta informática que gestiona de manera centralizada y digital las áreas relacionadas con el mantenimiento.

¿Qué hace un GMAO?

Entre sus funciones, destacamos las siguientes:

• Planificación de mantenimientos: Te permite poner alarmas y establecer calendarios para programar mantenimiento preventivo.
• Gestión de órdenes de trabajo: Puedes efectuar el seguimiento de las tareas de los técnicos, asignarlas, registrar los tiempos, los repuestos utilizados y los resultados obtenidos.
• Registro del historial de activos: Posees toda la información sobre las intervenciones efectuadas a cada máquina, consultar su rendimiento, la frecuencia de fallos y el coste acumulado.
• Registro del inventario de repuestos: De hecho, puedes automatizar los pedidos de los materiales necesarios para el mantenimiento.
• Generación de informes: Facilita el análisis del rendimiento del mantenimiento.

¿Qué KPI se utilizan?

Los más útiles son los siguientes:

• MTTR: Es el tiempo medio de reparación e interesa que esté lo más bajo posible.
• MTBF: Es el tiempo medio entre fallos y es conveniente que sea lo más elevado posible.
• Grado de cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo: Es un porcentaje que indica el número de tareas preventivas realizadas respecto al número total planificado. Lo mejor es que se aproxime al 100 %.
• Número de fallos por tipo de activos: Ayuda a identificar los equipos más problemáticos.
• Coste del mantenimiento por equipo o por cada intervención: Contribuye a controlar y reducir costes.
• Tiempo medio de respuesta de una avería: Ayuda a detectar cuellos de botella en la reacción técnica.
• Porcentaje de mantenimiento reactivo y preventivo: Te permite aumentar el mantenimiento preventivo, que es más barato y seguro.

Ventajas del sistema GMAO para tu empresa

Son numerosas. Algunas de ellas son las siguientes.

Reducción de tiempos de inactividad

Es una de las principales ventajas que ofrece una buena gestión del mantenimiento, sobre todo, si usas un sistema GMAO. Los tiempos de inactividad o downtime son esos períodos en los que una máquina, instalación o línea de producción está fuera de servicio. Esto puede ocurrir por una avería, un mantenimiento no planificado o falta de recursos.

Esos tiempos suponen una pérdida directa para la empresa, ya que disminuye su producción, se incumplen los plazos y, en el peor de los casos, se pierden clientes.

Un sistema GMAO puede ayudarte de la siguiente manera:

• Mantenimiento preventivo planificado: Puedes programar revisiones periódicas con el fin de evitar fallos inesperados.
• Alertas tempranas: Detecta anomalías antes de que se conviertan en averías críticas.
• Gestión rápida de incidencias: Genera órdenes de trabajo de forma inmediata y prioriza las tareas urgentes.
• Disponibilidad del historial: Conoces los patrones de fallos de cada equipo y puedes anticiparte a ellos. Por otro lado, los diagnósticos y la solución se efectúa a partir de experiencias pasadas.
• Optimización del inventario: De esta forma, te aseguras de que dispondrás de los repuestos necesarios.
• Asignación eficiente del personal: Centraliza las tareas y determina quién debe realizarlas, qué ha de hacer y en qué momento. De este modo, evita los cuellos de botella, las duplicidades o los tiempos muertos.

Ahorro en costes de mantenimiento

Es una de las ventajas más tangibles y medibles. Así, te permite optimizar recursos, reducir fallos y planificar de forma inteligente el mantenimiento. Las formas que tiene de reducir costes son las siguientes:

• Reduce la necesidad de mantenimiento correctivo, que es el más caro.
• Optimiza el mantenimiento preventivo.
• Toma de decisiones basada en datos reales, ya que identifica los equipos que más recursos gastan y puedes priorizar las inversiones. También analiza el coste de mantenimiento por máquina, de forma que te permite evaluar si te merece la pena reparar o reemplazar.
• Incrementa la eficiencia: El GMAO genera informes, KPI e históricos para evaluarla.
• Proporciona mayor vida útil a los equipos y retrasa su obsolescencia.

Cumplimiento normativo

Es una obligación crítica para muchas empresas. Los programas GMAO son una herramienta clave para garantizar el cumplimiento de forma segura, auditable y documentada. Es muy importante por las siguientes razones:

• Evitas sanciones.
• Reduces riesgos laborales.
• Cumples con las certificaciones ISO u otras auditorías externas.
• Demuestras diligencia operativa.
• Proteges la reputación de tu marca.

Para conseguirlo, te ayuda de distintas maneras:

• Registro y trazabilidad de todas las intervenciones.
• Planificación de los mantenimientos obligatorios.
• Generación de documentación e informes de manera automática.
• Exporta los informes de cumplimiento con facilidad.

Implementación de la mejora continua

La mejora continua es un principio fundamental en la gestión de las empresas modernas. Se suele aplicar en áreas como el mantenimiento, la calidad, la seguridad e, incluso, la producción. Por tanto, los programas GMAO son imprescindibles para impulsar mejoras en procesos, equipos y resultados operativos.

Se trata de un proceso permanente de evaluación, análisis y optimización constante con los siguientes objetivos:

• Aumentar la eficiencia.
• Reducir fallos y desperdicios.
• Elevar la calidad y fiabilidad.
• Prevenir problemas futuros.
• Adaptarse a los cambios.

Una gestión del mantenimiento bien estructurada previene averías y reduce costes, impulsa la productividad, alarga la vida útil de los activos y fortalece el cumplimiento normativo. Apostar por herramientas como los programas GMAO permite a las empresas dar un paso hacia la eficiencia operativa y la mejora continua. Así, el mantenimiento pasa a convertirse en un factor estratégico para el éxito a largo plazo.

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