Tecnología para los negocios - Herramientas imprescindibles para el Teletrabajo


Herramientas imprescindibles para el Teletrabajo

Son muchas las empresas que han tenido que reinventarse a la hora de adaptar sus actividades cotidianas a la situación actual de crisis por el coronavirus. El teletrabajo se ha convertido en el recurso que ha permitido seguir desarrollando la actividad empresarial con un menor número de restricciones.

Aunque no todos los sectores, o no todos los puestos, pueden desarrollarse bajo dicha fórmula, aquellos en los que es viable requieren de una serie de herramientas que no todas las PYMES conocen.

Por ello hoy queremos compartir con los lectores un listado que puede resultar particularmente útil.

Imprescindibles para el trabajo en remoto en tiempos de coronavirus

Probablemente si tu empresa no había antes implementado el teletrabajo, te hayas dado cuenta de que son varias las herramientas que precisas para poder ejecutar las tareas por parte de todos los miembros del equipo.

En realidad, te recomendamos únicamente instalar aquellas que realmente vayas a utilizar, ya que las opciones son casi infinitas y, dependiendo de cómo se lleve a cabo la actividad algunas serán prescindibles y otras cruciales.

Tratar de aplicar muchas nuevas soluciones de forma simultánea solo hará que nos saturemos y bajemos la productividad de forma excesiva, por lo que lo ideal es detectar los problemas que tenemos y buscar la mejor herramienta para solventarlos, en lugar de primero implementar las herramientas y después buscarles la utilidad.

Chats de grupo

En casi todos los casos vas a necesitar una herramienta que permita la comunicación por escrito de forma síncrona. E

stá claro que el mail debería ser prioritario para cuestiones importantes y que requieran de registro, pero todas esas charlas que se tenían en la oficina para solventar dudas mucho menos “oficiales”, necesitan ahora de un programa que ofrezca un soporte adecuado.

En este caso, recomendamos tres, aunque la que mayores ventajas ofrece (y también la más extendida) es la primera.

Slack

Es una especie de Whatsapp que incluye además una especie de canales que el administrador gestiona que se pueden distribuir por temáticas o equipos.

Los parecidos con el gigante hacen que sea fácilmente utilizable incluso para quien nunca lo ha probado, y el hecho de que incluya otro tipo de soluciones mejora su productividad a la hora de comunicarse en equipo.

Hangouts

Asociado al correo electrónico -en caso de que lo tengas con Google- es un chat rápido, intuitivo y que se utiliza vía el navegador.

Su ventaja principal es que está integrado de la suite de ofimática y correo electrónico de Google, lo que lo hace muy accesible y facilita utilizar de forma colaborativa el resto de herramientas.

Whatsapp

Bien conocido por todos, es recomendable precisamente por eso, pero el hecho de que se utilice mayoritariamente para fines personales puede restarle prioridad a la hora de ser eficiente.

Otro punto negativo es su dependencia de un número de teléfono móvil para funcionar y que sus posibilidades de integración con otras herramientas son mucho más limitadas.

Chats de grupo

Aunque ya se ha notado el hecho de que las videollamadas se incrementan y pueden reducir la productividad -al igual que las reuniones físicas poco productivas en tiempos habituales-, muchas de ellas son realmente necesarias para que la actividad se ejecute.

Skype

Aunque sea el más conocido y veterano, sigue siendo la primera opción. Sencillo, práctico, gratuito y con posibilidad de ejecutarse en múltiples dispositivos. 

Esta aplicación también permite efectuar llamadas a números de teléfono lo que le ofrece muchas posibilidades de combinar medios online y offline.

Una de sus principales ventajas competitivas es la gran penetración que tiene en entornos corporativos, gracias precisamente a ser el que más tiempo lleva en el mercado.

Hangouts

Hangouts es la opción de Google que también hemos mencionado como soporte de chat, y que como decíamos ofrece una fácil integración con la suite de herramientas de la misma empresa.

Es una gran opción en cuanto a comunicación y videollamadas, y así como Skype viene pre-instalado con muchas versiones de Windows 10 (lo cual ayuda mucho a su predominancia en sistemas de escritorio), Googler Hangouts es la aplicación de videollamadas que viene por defecto con casi todos los smartphone Android.

Zoom

Esta aplicación ha logrado gran visibilidad y su base de usuarios ha crecido exponencialmente en los últimos meses, gracias a, entre otras cosas, su facilidad de uso y la posibilidad de crear y gestionar videollamadas con grandes grupos de usuarios.

No obstante, contínuos problemas de seguridad y algunas de las limitaciones de la versión gratuita, han hecho que pierda bastante de la tracción que había generado durante la crisis del Coronavirus.

Organización del trabajo diario

Organizar a un equipo nunca es fácil, especialmente para equipos de trabajo grandes, y mucho menos, cuando se hace de forma remota y sin costumbre de esta práctica.

Sin embargo, existen gran cantidad de herramientas online en el mercado que pueden facilitar en gran medida las dificultades de esta nueva situación.

Trello

Es una de las herramientas de este tipo mas simples y fáciles de utilizar y esa es en gran medida su virtud principal. Dispone de una versión gratuita que puede ser más que suficiente para la mayor parte de pymes.

La forma de estructurar el trabajo es mediante “tarjetas” que se van colocando en “paneles” verticales, ya sea por el estado de la tarea, su temática o el responsable.

Es una herramienta como decimos muy sencilla, pero que permite gran flexibilidad.

Asana

Asana es un software de gestión de equipos y proyectos mucho más completo y complejo que el anterior y con una versión gratuita también bastante limitada.

Permite, además de la gestión de flujos, la asignación específica y paneles diferenciados que se adaptan a casi cualquier empresa.

Además de los tableros (tan característicos de las metodologías de trabajo ágiles) como también permite Trello, permite otras vistas como cronogramas, listados, etc.

Plutio

Plutio es una versión intermedia entre Trello y Asana. Ofrece bastantes mas vistas y funcionalidades que Trello, pero sin llegar a la potencia y complejidad de Asana.

El punto quizá mas diferenciador es que además de las herramientas de gestión de proyectos, también dispone de herramientas de gestión empresarial como CRM, gestión de facturación, control de tiempos, etc.

Trabajo colaborativo y almacenamiento de documentos

La gestión de documentos, así como el trabajo colaborativo en los mismos son claves en casi cualquier sector y, por ende, un imprescindible del teletrabajo.

A continuación, tres opciones con alternativas sin coste y versiones asequibles para necesidades mayores:

Google Drive

De nuevo una herramienta de la suite de Google. No en vano, la corporación americana lleva muchos años haciendo un gran esfuerzo por convertirse en líder indiscutible como suite de ofimática y trabajo colaborativo en la nube.

Google Drive permite almacenar gran cantidad de documentos y ficheros, pero además está integrado directamente con la herramienta de email (Gmail), y con las aplicaciones de ofimática de la compañía (editor de texto, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas…)

Dropbox

Dropbox es un sistema de almacenamiento de ficheros y documentos. No dispone de las herramientas de ofimática de Google pero si en nuestra organización trabajamos con otras suites como la de Microsoft, esta es la mejor alternativa a Google Drive.

Al igual que en el caso de Skype con las videoconferencias. Dropbox fue la primera compañía que facilitó el almacenamiento de documentos en la nube de forma rápida y cómoda, y con compatibilidad con gran cantidad de plataformas y dispositivos, lo cual le da una ventaja competitiva muy importante frente a lresto.

Wetransfer

Wetransfer no es una herramienta de almacenamiento como Google Drive o Dropbox, sin embargo nos permite enviar archivos de gran tamaño, de forma rápida y cómoda.

El funcionamiento es muy sencillo y podremos enviar el archivo en forma de link a una dirección de correo o generar un enlace para poder enviarlo nosotros por cualquier otro medio.

Los ficheros subidos de este modo permanecerán online durante un período de tiempo determinado y luego serán eliminados.

Contabilidad en la nube

Holded

Originalmente Holded comenzó como un software en la nube de contabilidad para pymes, de muy fácil manejo y con todas las opciones y funcionalidades necesarias para la gestión contable automatizada.

No obstante, las últimas versiones de la aplicación incorporan otras muchas funcionalidades como la gestión de proyectos, gestión de nóminas, o el control de tiempos de los empleados.

Almacenamiento y gestión de contraseñas

LastPass

La seguridad se ha convertido en los últimos meses en un aspecto crítico al que deben hacer frente las empresas. La gestión de las contraseñas es un punto clave, y habitualmente el eslabón más débil en este apartado.

LastPass es un software que permite tener un repositorio de claves y datos de acceso seguros almacenados en la nube.

La empresa puede crear la contraseña y dar acceso a los empleados a través de sus paneles sin que los mismos lleguen a ver la clave.

Tiene una versión gratuita perfecta para pymes que además centraliza toda la gestión de accesos a sitios web y/o aplicaciones.

Cabe señalar que existen muchas más herramientas dentro de las categorías que hemos mencionado. Aunque las que se recomiendan sí han sido probadas y suelen coincidir con algunas de las opciones más económicas (o gratuitas en la mayor parte de los casos), y también con las más fáciles de implementar, lo que facilita la tarea a las pymes.

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